Информационната папка в хотелската стая
Всеки, работил в хотел знае, че още с настаняването на Госта, на рецепция му се дава основната информация. И въпреки, че няма по-добро от личната комуникация идва момент, в който не може да отговорим на всички въпроси предварително. Почти веднага биваме засипани от други: “Къде е фитнеса?”; “От колко часа е вечерята?”; “Каква е паролата на интернета?” и още… и още… Ето тук на помощ ни се притича хотелската информационна папка. Преди да пожелае приятен престой на Госта, администратора трябва да Го информира за нея, за нейното съдържание и местоположение. Информационната папка е един от първите обекти, с които клиентите Ви ще се сблъскат още с прекрачването на прага на стаята, т.к. тя най- често е на бюрото в нея.
Основната задача на персонализираната за Вашия хотел информационна папка е да подпомогне за обслужването на Госта. Тя Го ориентира в хотела и предлаганите услуги, както и да предоставя синтезирана информация за туристическото място. Често информацията, поместена в папката спомога за приятния и безпроблемен престой на нашите гости и му спестява множеството разходки да рецепция.
Предимствата на информационната папка:
За хотела: Улеснява работата на служителите, като отговаря директно на много от въпросите на гостите; В зависимост от възникналите въпроси, гостите знаят към кого да се обърнат; Предлагайки информация за допълнителните услуги в хотела се увеличава и тяхното потребление.
За гостите: Дава им отговор на почти всичко, за което се питат; Спестява им разкарването до рецепция при повечето възникнали въпроси; Осведомява гостите за допълнителни услуги, които биха им допринесли за допълнително приятно изживяване или биха увеличили техния комфорт.
От своя страна самата папка включва:
1.Приветствие към гостите: Започнете информационната папка с кратка история за хотела. Представете неговата визия отбележете, че служителите му са на разположение на гостите, по време на престоя им. Приветствайте всякакви предложения на гостите за подобряването на качеството на предлаганите услуги. Споменете на кратко какво могат да намерят вашите гости в информационната папка. Не пропускаите и, че могат да попитат служителите за всичко, на което не могат да намерят отговор. Благодарете им, че са ви предпочели пред останалите хотели!
2. Запознаване с основните услуги, които предлагате:
Рецепция – Напишете работното време на рецепцията и как се избира рецепцията от телефона в стаята; Настаняване и Освобождаване на стаите – часовете; Не забравяйте да споменете условията, ако предлагате услугата за късно освобождаване;
Заплащане за престоя – ред и начини;
Сейф – къде се намират сейфовете (по стаите или рецепция), като задължително отбележете, че хотела не носи отговорност за пари и ценности, които не се съхраняват в сейфа. Насочете госта да се обърне към рецепцията, ако желае да наеме такъв;
Ресторант и барове – местоположение и часовете за закуска, обяд, вечеря;
Почистване на стаите – напишете кога се почистват стаите и на колко дни се сменят хавлиите;
Загубени вещи – насочете гостите към кого трябва да се обърнат в случай, че загубят или намерят някаква вещи;
Телефон – как се избира външна линия или други стаи. Добре е да напишете кодовете на страните, от където са Вашите гости;
Фитнес – работното време и местоположение;
Доктор – с кого да се свържат туристите при нужда;
Интернет достъп – Ако хотела предлага WI-FI как се ползва, има ли парола и т.н.;
Такси – с кого да се свържат туристите за съдействие;
Ключове – Напомнете на госта при напускане на територията на хотела да остави ключа за стаята си на рецепцията, особено, ако не работите с ключ-карти. Ако имате глоба за изгубени ключове, напишете колко е тя;
Минибар – ако има такъв по стаите, опишете подробно реда на ползване и заплащане.
ТВ лист – лист с тв каналите, които се предлагат и тяхната номерация. Ако има PPV услуги(платени канали) – реда за ползването им.
Обменно бюро – напишете къде се намира най-близкото такова и неговото работното време;
Салон за красота – работно време и локация;
Пране – опишете редът за ползване;
Плувен басейн – местоположение, дълбочината и работното време. Не пропускайте да напишете, че деца под 12 години задължително трябва да бъдат с придружител;
Евакуационна схема – опишете действията при евакуация и местата за евакуиране;
Помощ за багажа – номер за връзка с портиера;
Рум сервиз – менюто, работното време, такса обслужване, ако има включена такава;
Транспорт – GPS-координати и телефони за връзка на най-близките аптека, спирка, летище, автогара, ЖП-гара, пощенски клон и т.н.
Забележителности – напишете за местата, които си струва да бъдат посетени и кратна информация за тях.
Реклами- карета на ресторанти, клубове, музеи и т.н., които може да поставите в папките срещу определено заплащане от страна на бизнесите, които искат да се рекламират при вас. Рент-а-кар – с кого да се свържат гостите, при нужда да наемат кола;
Животни – допускат ли се в хотела и по какъв ред;
Тоалетни принадлежности – от къде могат да се получат, ако се предлагат;